Project Management: pianifica, svolgi e monitora i progetti

Nell’ultima Release BQUADRO è stata implementata la gestione dei task, ossia la possibilità di organizzare e monitorare sulla piattaforma le singole attività dei progetti aziendali.

La pianificazione e il controllo dei progetti sono elementi fondamentali per gestire in modo ottimale i piani di lavoro e creare valore per l’azienda. Ecco perché in BQUADRO è stata sviluppata una piattaforma di Project Management che consente di gestire l’intero carico di lavoro in un unico workspace, assegnare facilmente compiti e priorità al team e avere una visione completa dell’andamento della attività, senza perdere di vista budget, costi e scadenze.

Il progetto

Tramite la creazione di un progetto, è possibile gestirne tutti e tre i principali aspetti:

• lo scope (cosa bisogna fare),
• il budget (i costi, il tempo e le risorse per il progetto),
• lo schedule (la pianificazione e il timing).

Esempio dettagli per creazione progetto

Lo scope

BQUADRO consente di definire lo scope di progetto organizzandolo in fasi o milestones, ossia in scadenze che determinano una unità di “valore” consegnabile al “beneficiario” (solitamente il cliente) del progetto. Ogni fase è costituita, oltre che da un titolo e una descrizione sintetica, da una tipologia di fase e da un budget.

La tipologia permette di definire il tipo di fase che si ha davanti: si possono avere fasi “commerciali”, fasi “di supporto”, fasi “operative”, etc. così da costruire una rendicontazione coerente con il modello di controllo e/o fatturazione che si vuole applicare al progetto. Per esempio, la fase “operativa” potrebbe essere fatturabile, mentre la fase commerciale, che solitamente è un’attività che viene svolta preliminariamente all’avvio del progetto, potrebbe non esserlo.

Il budget consente, invece, di monitorare lo stato di avanzamento del progetto con riferimento alla specifica fase, così da supportare il capo progetto nel governo del lavoro.

Esempio dettagli per modifiche fase progetto

Definite le macro-fasi del progetto, si presenta la necessità di fare un ulteriore “break-down” del lavoro da realizzare: una corretta suddivisione del lavoro in micro-attività è cruciale per (tra le tante ragioni) scomporre le complessità e rendere delegabile il lavoro stesso.

In BQUADRO è possibile realizzare questo project plan (o capitolato di progetto) tramite un albero di task, organizzabile tramite drag&drop in forma gerarchica. Questo consente di strutturare le attività di progetto secondo le necessità specifiche del progetto stesso. Per ogni task sono poi disponibili una serie di funzionalità predefinite, come la gestione degli assegnatari, le correlazioni tra task e la pianificazione, per citarne alcune, a cui è possibile affiancare campi “personalizzati” per gestire le informazioni specifiche in base al proprio stile di gestione progetto.

Esempio di visualizzazione dei task per fase

Tra le funzionalità standard troviamo le dipendenze tra i task, che consentono di creare delle correlazioni come, ad esempio, il fatto che un’attività non possa essere cominciata se non è terminata quella precedente. Questo consente al capo progetto di dare una struttura di governo più o meno rigida: irrigidendo la struttura con dei vincoli, si abilitano degli automatismi come evidenze dei ritardi e notifiche.

Modelli di task

Spesso, la definizione del project plan si basa in maniera importante sull’esperienza del capo progetto, ossia sul know-how che ha maturato nella gestione di progetti analoghi e sulle complessità già affrontate.

BQUADRO consente di capitalizzare questo expertise creando dei “modelli” di project plan o, più spesso, di parti di esso, che possano essere inseriti nei nuovi project plan in blocco, riportando stime, annotazioni, guide e checklist.

Il modello diventa, quindi, la standardizzazione del know-how di progetto e rende più facilmente trasferibile l’esperienza e perciò scalabile il team: il tutto anche con un beneficio della qualità del lavoro.

Gestione assegnatari task

Come abbiamo già accennato, ogni task può essere delegato ad una o più risorse così da distribuire il carico di lavoro e riuscire a parallelizzare le attività. L’assegnazione può avvenire a più risorse che “effettuano il lavoro” – quindi due assegnatari – oppure ad un assegnatario ed un supervisore, definendo quindi chi ha l’onere del controllo e dell’approvazione del lavoro svolto. Questi “ruoli” nell’assegnazione possono essere definiti liberamente così da raggiungere l’organizzazione ideale secondo la propria organizzazione.

Esempio di visualizzazione per assegnazione task

Una volta creata un’attività e specificato l’effort necessario in termini di tempo per eseguire il lavoro è pertanto possibile assegnare il task ad una risorsa e pianificare sul suo calendario l’attività in base al tempo stimato. La programmazione può avvenire aprendo direttamente il calendario del soggetto oppure attraverso una dashboard che permette di pianificare risorse multiple, con la possibilità di filtrare la ricerca per risorsa, progetto, fase o task e, quindi, identificare la risorsa libera più idonea.

Esempio di visualizzazione della dashboard

Nel caso di un’organizzazione più “autogestita”, in cui la pianificazione è demandata alla singola risorsa, o per gestire situazioni non previste, è possibile per gli operatori rendicontare il lavoro sulle attività direttamente dal proprio calendario, andando a riprendere (e dunque attribuendo il tempo su) i task a lui assegnati.

Esempio di visualizzazione per l’auto-inserimento dei task a calendario

Associazione documenti ai task

Tra le altre funzionalità adottabili vi è la possibilità di poter associare un documento o una sua riga ad un determinato task. Questo permette, per esempio, di collegare una micro-attività (task) ad una riga di preventivo o di ordine. Un’espressione di questa funzionalità è la possibilità di generare automaticamente, a partire dal project plan, una bozza di preventivo che rimarrà poi “collegato” al progetto e ne “valorizzerà” le attività. Questo consentirà, come vedremo in seguito, di creare una proiezione del valore prodotto e del fatturato nel futuro secondo la timeline del progetto.

Esempio di visualizzazione per l’associazione dei documenti ai task

Monitoraggio e gestione report

Uno degli aspetti più vantaggiosi di una soluzione di project management, è la capacità di fornire informazioni in maniera veloce e puntuale sulle tre dimensioni del progetto (scope, budget e timing).

BQUADRO calcola in tempo reale una serie configurabile di indicatori di progetto che consentono di monitore il progetto in maniera personalizzabile; riesce a calcolare uno stato di avanzamento del progetto secondo logiche definite configurando i task stessi, come ad esempio, uno stato avanzamento basato sul rapporto tra “tempo versato” e “tempo previsto”, oppure “nr task completati” e “nr task previsti”, o un mix di questi. Questo consente, inoltre, di identificare situazioni di attenzione quando lo stato avanzamento, il budget e il timing non sono coerenti, scatenando avvisi o workflow personalizzati tramite le funzionalità di automazione di bquadro.

Esempio di visualizzazione dello stato di avanzamento del progetto

Oltre allo stato di avanzamento, vengono calcolati:

• i costi di progetto, determinati dall’impiego effettivo o previsto delle risorse di progetto (ognuna con il proprio costo specifico);
• il valore della produzione, inteso come valorizzazione del lavoro svolto anche se non ancora fatturato e/o fatturabile;
• il fatturato previsto, proiettando il valore della produzione nel tempo;
• il fatturabile, ossia l’elenco delle attività completate e che, nel rispetto delle regole definite nel preventivo/ordine, sono fatturabili (ad esempio, fatturazione a fine fase/milestone, fatturazione a consuntivo, etc.).

Queste informazioni sono disponibili, oltre che negli indicatori sintetici del progetto, anche in un apposito strumento, detto “Report del valore della produzione”, che consente di esplorare tramite tabella pivot le diverse dimensioni dell’informazione. Il report è disponibile sia in forma puntuale, sullo specifico progetto, che in forma generale, ossia per l’intera organizzazione, con la possibilità di scendere al livello del singolo progetto e task.

Esempio di esplorazione dati di progetto

Si hanno in questo modo sotto controllo sia le risorse produttive che la loro pianificazione, consentendo di identificare a livello macro tutte le attività non ancora pianificabili, pianificabili ma non ancora pianificate o in attesa di conferma, i flussi di cassa, proiettando i ricavi e costi attesi con l’attuale pianificazione, e il timing, anticipando e gestendo i ritardi prima che impattino sull’azienda.

Scope, budget e timing, tutti sotto controllo!