La filosofia della Lean Production e della Lean Office trovano largo spazio di utilizzo nei processi amministrativi. Risultato? Aumento dell’efficienza dell’Amministrazione, riduzione della burocrazia e semplificazione delle attività operative e manuali.
Saper applicare questa metodologia negli uffici amministrativi è una sfida tutta in salita, perchè quello che viene generato da questo processo produttivo è un prodotto intangibile: l’informazione. Il primo passo nell’adozione della filosofia Lean, infatti, sta nell’identificare il workflow che porta alla creazione dell’informazione e quali sono le attività operative che possono essere migliorate (e. modifica dei documenti, salvataggio e invio delle fatture, ecc).
Questa fase è essenziale per capire quali siano gli sprechi da eliminare:
SOVRAPPRODUZIONE
Quando l’ufficio amministrativo genera troppe informazioni e le comunica prima del previsto (ossia quando in anticipo rispetto al calendario produttivo), si genera uno spreco, perchè il documento potrebbe basarsi su dati incompleti e/o imprecisi.
Oppure, quando una mail viene inviata a dei destinatari in cc non necessari, si genera una sovrapproduzione d’informazione: queste persone perderanno del tempo a leggere una mail poco utile, con un relativo rallentamento del proprio processo produttivo.
Una piattaforma condivisa e integrata come BQUADRO può rivelarsi un supporto operativo perchè consente di:
- Definire un calendario condiviso delle attività, in modo che il tempo impiegato dalle risorse per svolgere una determinata attività sia visibile a tutti gli utenti necessari (es. area manager)
- utilizzare un’unica fonte dati, da utilizzare per realizzare tutti i documenti amministrativi
- fornire informazioni per lo sviluppo del piano di produzione, basato sugli ordini dei clienti e il calcolo dei fabbisogni.
PERDITA DI TEMPO, ATTESE E RITARDI
Quando si verifica un contrattempo, si verifica un momento di inattività, ossia uno spreco. Riunioni iniziate in ritardo, documenti in attesa di approvazione, telefonate di recap di una riunione sono alcune delle tipiche attività che rientrano in questo tipo di spreco, a cui si affiancano tutte le attività manuali degli impiegati, volte al recupero di informazioni mancanti o aggiornate.
Su questo fronte, BQUADRO diventa un valido supporto perchè:
- permette agli utenti di accedere ai dati in real-time
- permette di mantenere una
tracciabilità elettronica dei documenti, facilitando le operazioni di ricerca e consultazione - sequenziare le attività, impostando degli aggiornamenti automatici delle date di inizio/fine delle attività
- semplificare la comunicazione, tra gli stabilimenti, tra i clienti e fornitori, ad esempio configurando notifiche automatiche in caso di possibili ritardi nelle consegne, si segnalazione di reclami e non conformità.
SCORTE
Scrivanie disordinate, archivi e posta elettronica confusionarie provocano, nel tempo, una quantità esponenziale di dati non catalogati e di attività in attesa di completamento. Ordini sospesi, report da firmare, documentazioni conservati per un tempo maggiore rispetto a quello richiesto per legge ne sono degli esempi.
A tutto questo si aggiunge la cancelleria. Una scorta eccessiva di materiale può occupare spazio, che altrimenti potrebbe essere utilizzato in maniera più efficace, oppure l'acquisto di troppi toner della stampante possono rovinarsi o diventare obsoleti e inutilizzabili prima dell'effettivo bisogno.
Una piattaforma per la gestione delle scorte diventa estremamente utile per:
- Individuare e segnalare velocemente l'esigenza di un bisogno reale
- gestire elettronicamente l'intero ciclo dell'ordine.
DIFETTI E NON CONFORMITÀ
La redazione di documenti con errori o con informazioni mancanti può causare un rallentamento del processo produttivo.
Con l'aiuto di piattaforme tecnologiche dedicate è possibile:
- inserire una serie di controlli prima di rilasciare il piano di produzione, identificando eventuali errori prima di avviare la produzione
- creare un database che consenta di evidenziare eventuali informazioni mancanti necessarie per la produzione.
TRASPORTI
Lo spostamento superfluo dei documenti da un ufficio all'altro è il sintomo classico di un ufficio poco digitalizzato. Quello che manca, in questo caso, è un'organizzazione condivisa dei documenti e lo spreco che che ne deriva è il continuo invio di mail per reperire il documento desiderato.
Una piattaforma digitale consentirebbe di:
- generare i documenti in modo digitale, evitando stampe non necessarie
- visualizzare i file in unico repository condiviso, facilitando la localizzazione dei file
MOVIMENTAZIONI
La disposizioni delle postazioni di lavoro poco ottimizzate, gli archivi scomodi, i documenti poco accessibili, le stampanti lontane dalle scrivanie generano spostamenti del personale che potrebbero essere evitate.
L'adozione di una piattaforma come BQUADRO può ridurre gli spostamenti delle persone perchè consente loro di accedere velocemente ai documenti in modo digitale.
PROCESSO
Effettuare attività non necessarie (es. revisioni ridondanti, richieste di approvazione multiple, controlli non essenziali), adottare tecnologie obsolete o utilizzare un dispositivo in modo scorretto è uno spreco.
Optando per una piattaforma altamente tecnologica e semplice è possibile:
- organizzare il database in modo da evitare che le informazioni vengano inserite più di una volta
- definire workflow in modo che venga richiesta l'approvazione di specifici step solo quando strettamente necessario
- gestire i legami tra i database in modo da disporre di informazioni sempre coerenti ed aggiornate.
LO SPRECO DEGLI SPRECHI
Quando si desidera applicre i principi della Lean Office e della Lean Manufacturing al mondo dei servizi, è fondamentale soffermarsi anche nel sottoutilizzo delle persone rispetto alle loro capacità.
Dal momento in cui il costo del personale è la voce che incide maggiormente sul bilancio aziendale, impiegare le risorse umane in attività superiori o inferiori alle loro reali competenze è uno spreco altissimo. Nel primo caso, perchè si perde l'occasione di trarre benefici concreti e cogliere opportunità strategiche, nel secondo, perchè se manca la giusta qualifica per svolgere un'attività, il rischio di errore cresce esponenzialmente.
In questi casi, una corretta redistribuzione dei carichi di lavoro e delle responsabilità può diventare la strada migliore per migliorare l'andamento del bilancio aziendale.
Se desideri scoprire come BQUADRO può migliorare il processo Amministrativo e documentale della tua azienda: