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Order Management: gestire gli ordini in modo efficiente

BQUADRO è la piattaforma che gestisce le attività di Fulfillment Operativo, ottimizzando il processo di Order Management. La gestione degli ordini è automatizzata e condivisa con tutto il sistema informativo aziendale e con gli altri software dipartimentali. Cosa significa, però, Order Management? Chi e cosa coinvolge? Come si gestisce? Come si migliora? Analizziamolo punto per punto.


ORDER MANAGEMENT: UNA DEFINIZIONE

Con l'espressione Order Management si fa riferimento al processo di gestione degli ordini, ossia all'attività di monitoraggio degli ordini ricevuti, di ottimizzazione del lavoro delle persone, di miglioramento dei processi e delle partnership coinvolte in questo processo. Significa tenere traccia degli ordini e gestire i dati relativi ai clienti: qual'è la cronologia degli ordini passati? Quanti clienti pagano nei termini pattuiti? Quali sono i clienti che generano i volumi più alti? Con quale frequenza effettuano gli ordini? Il magazzino ha scorte a sufficienza? Il catalogo prodotti è aggiornato?

Il modo migliore per riflettere sull'Order Management sta nel concepirlo come un vero e proprio ecosistema che coinvolge tutto quello che concerne ordini e clienti e che, nel mondo del commercio all'ingrosso, viene definito l'O2C (Orderto cash). La gestione degli ordini è il primo componente dell'O2C, accompagnato dal B2C (Bill to cash).

Questo processo, in linea generale, include:

  • il cliente, che effettua l'ordine, lo paga e lo riceve
  • i rappresentanti di vendita/agenti e/o il servizio clienti, che negoziano l'ordine con il cliente e lo inseriscono a sistema
  • il magazzino, che prepara il materiale ordinato
  • i fornitori, che devono rifornire il magazzino
  • gli spedizionieri, che consegnano l'ordine al cliente
  • il backoffice, che gestisce pagamenti e fatture

Le figure coinvolte sono tante e le aziende, a mano a mano che il loro business cresce, si trovano di fronte ad un processo complesso, difficile e macchinoso.


ORDER MANAGEMENT: DALLA CARTA AD UNA PIATTAFORMA ONLINE INTEGRATA

Ancora oggi troppe aziende gestiscono il processo di Order Management in modo cartaceo. I rischi? Perdere per strada alcuni ordini, scarsa efficienza dell'assistenza al cliente, clienti scontenti, mancati guadagni a causa di errori manuali nella gestione dei pagamenti e delle fatture. Solo per citarne alcuni.

L'arrivo dell'ecommerce, però, ha cambiato le carte in tavola. Il cliente è abituato ad ordinare velocemente, a ricevere un ordine in modo rapido e senza errori. Pochi clic e il gioco è fatto.

E queste aspettative valgono anche per gli ordini B2B.

Ecco perchè si sono sviluppati sistemi e piattaforme di Order Management, integrati con l'ecommerce, con il gestionale aziendale e con il backoffice. Per eliminare gli errori e migliorare e facilitare la gestione degli ordini.

L'efficacia di queste piattaforme si basa sull'integrazione. L'integrazione del software di back-end con i sistemi di gestione degli ordini di vendita garantisce visibilità dell'intero ciclo di vita degli ordini, dal primo contatto con il cliente fino alla consegna e al pagamento. I dati che ne derivano aiutano le aziende ad identificare errori, fasi da migliorare ed attività manuali da eliminare. L'obiettivo di queste piattaforme, infatti, sta nell'aumentare l'efficienza dei processi aziendali, ma per farlo occorre esaminare attentamente tutti i microprocessi e tutte le figure che operano nell'ecosistema dell'Order Management, per poter individuare e migliorare le singole attività che bloccano o rallentano la gestione degli ordini.


Se desideri scoprire come BQUADRO può concretamente aiutare la tua azienda a rendere più efficiente la gestione degli ordini:


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